現代職場中，電郵仍是日常溝通的核心工具，但隨著信息量劇增，許多重要電郵反而被忽略或延遲回覆。調查發現，超過六行的電郵常被讀者跳過，導致溝通效率大打折扣，工作進度受阻。在這種背景下，如何寫出讓人願意打開、快速讀完並回應的電郵，成為每位職場人的必修課。NVIDIA創辦人兼AI領袖黃仁勳親授的「T5T寫作法」，以簡潔有力的結構，幫助打工仔精準傳遞信息，提升電郵的閱讀率與回覆率。
工作電郵為何常被忽視？
在現代職場，電郵仍是主要的溝通工具之一，無論內部協作還是對外聯絡，電郵幾乎無所不在。可是許多人都遇過這樣的情況：發出的工作電郵，對方完全沒回應，甚至根本不看。有時自問內容清楚，格式整齊，為什麼還是石沉大海？關鍵原因可以歸納為：
- 電郵太長、太冗贅，讀者懶得花時間細看。
- 重點不明確，讀者找不到該注意什麼。
- 主旨不吸引，沒勾起閱讀慾望。
- 整體結構混亂，看起來不像專業或重要訊息。
- 讀者忙碌，想快速掃描訊息但不易抓住核心，容易跳過。
這些問題尤其在快速節奏、高負荷的工作環境中更加突出。研究顯示，職場人士面對一封超過六行的電郵，傾向「快速略過」不深入閱讀。這就是職場電郵溝通的一大痛點。
黃仁勳的「T5T寫作法」是什麼？
在AI界和科技業舉足輕重的人物──NVIDIA創辦人黃仁勳（Jensen Huang），最近分享了一條實戰且高效的電郵寫作祕訣，名為「T5T寫作法」。這套方法專注於內容簡潔、抓重點，幫助收件人快速理解與回應。 「T5T」顧名思義是針對「一句話標題（Title）、五行內的正文（Text 5 lines）、關鍵動作提醒（Takeaway）」所設計的寫作法。具體分為：
1. T(Title)：標題一句話表達主旨
電郵標題必須簡潔且明確，讓收件人一眼知道主旨是什麼，吸引點開。避免使用模糊、過長或無關緊要的標題。
2. 5層Text正文不超過5行
電郵正文掌握在五行之內，避免鋪陳過多背景或細節。每行控制在20字左右，情報濃縮、重點突出。
3. T(Takeaway)：簡要關鍵結論或行動提醒
電郵末尾須有明確可執行的行動，提醒收件人該做什麼或回應什麼，例如：「請於週五前回覆」、「待您確認後進行下一步」等。避免模稜兩可，讓對方知道下一步。
為什麼T5T寫作法有效？
- 提高電郵打開率：清晰有力的標題增加收件人點開機會。
- 減少閱讀負擔：限制正文長度，讓忙碌者快速閱讀完畢。
- 強調行動導向：讓對方知道下一步要做什麼，減少模糊造成的拖延。
- 塑造專業形象：結構清楚的電郵給人好印象，更容易被重視。
從心理學角度來說，人們大多拒絕閱讀冗長內容，抓重點和給行動指令能幫助對方快速做決定，避免拖延。
實用建議：如何立即應用T5T寫作法？
- 寄出重要電郵前，寫完正文就開始壓縮內容，刪除多餘字句，只留核心資訊。
- 標題工整、重點明確，避免過度誇大或攏統表達。
- 向同事或上司學習高效電郵範例，借鑒他們的寫作習慣。
- 使用自動郵件模板，結合T5T法則，一致產出高質量短郵。
- 持續追蹤郵件回覆情況，反覆調整標題和正文，使效果最佳。
這些日常職場小習慣能快速提升你的溝通效率，避免被電郵淹沒。
電郵溝通的未來趨勢與AI輔助
隨著AI技術崛起，像黃仁勳所在的NVIDIA也投入大量資源研發智慧寫作工具，幫助用戶優化電郵內容，智能生成標題，甚至預測讀者反應，讓寫郵件不再是痛苦且低效率的任務。未來，大家可結合T5T方法與AI輔助寫作，令商務溝通更暢順、高效。
在繁忙的職場裡，時間就是生產力，電郵若不能讓對方快速抓重點並執行，溝通就無法達成有效目的。黃仁勳「T5T寫作法」強調短小精悍、直擊要點，提供實戰的溝通利器，值得每位職場人士嘗試應用。下次寄工作電郵，不妨用「一句話標題＋五行正文＋明確行動」方式寫作，幫助你的訊息不再淹沒於收件匣，真正發揮價值。
Article By CTgoodjobs